Manter uma empresa regularizada é essencial para evitar problemas com o Fisco, retomar operações ou até mesmo encerrar legalmente o negócio. No entanto, muitas empresas acabam ficando inativas ou irregulares por falta de movimentação, descuido com obrigações acessórias ou dificuldades financeiras.
Se esse é o seu caso, saiba que é possível colocar tudo em ordem e recuperar a tranquilidade. Neste artigo, vamos mostrar o que caracteriza uma empresa inativa ou irregular, quais são os riscos e como fazer a regularização de forma segura.
O que é uma empresa inativa?
Uma empresa é considerada inativa quando não realiza nenhuma atividade operacional, financeira ou patrimonial durante o ano-calendário, ou seja, não tem movimentação bancária, emissão de nota fiscal ou qualquer entrada e saída de recursos.
Mesmo inativa, a empresa continua existindo legalmente e precisa cumprir algumas obrigações, como declarações obrigatórias e atualização cadastral.
O que é uma empresa irregular?
Já uma empresa irregular é aquela que deixou de cumprir suas obrigações legais, como:
- Não entrega de declarações obrigatórias (DCTF, DEFIS, ECF etc.)
- Atrasos no pagamento de tributos
- Ausência de inscrição ou atualização cadastral
- Débitos em aberto com a Receita Federal, Estado ou Município
- Falta de alvará ou licenças exigidas pela atividade
Nesse caso, a empresa corre riscos mais sérios, como multas, bloqueio do CNPJ, exclusão do Simples Nacional e até impossibilidade de emitir notas fiscais ou movimentar contas bancárias.
Principais riscos de manter uma empresa irregular
Manter uma empresa inativa ou irregular sem tomar providências pode trazer sérias consequências:
- Acúmulo de dívidas e multas fiscais
- Suspensão ou cancelamento do CNPJ
- Dificuldade para emitir certidões negativas
- Problemas em financiamentos e licitações
- Responsabilização dos sócios por débitos
Por isso, regularizar a empresa é o caminho mais seguro, seja para voltar a operar ou para encerrar as atividades de forma correta.
Como regularizar uma empresa inativa ou irregular?
O processo de regularização depende do grau de inatividade ou da situação da empresa, mas normalmente envolve as seguintes etapas:
1. Levantamento da situação fiscal e cadastral
Antes de tudo, é necessário fazer um levantamento completo da situação da empresa:
- Consultar pendências no CNPJ junto à Receita Federal
- Verificar débitos estaduais, municipais e federais
- Avaliar se há declarações em atraso
- Conferir a situação de alvarás e licenças
2. Entrega de declarações em atraso
Mesmo que a empresa esteja inativa, é obrigatório entregar declarações anuais, como:
- DCTF Inativa (para empresas do Lucro Presumido ou Real)
- DEFIS (para optantes do Simples Nacional)
- ECF (Escrituração Contábil Fiscal)
Se houver atraso, será necessário regularizar essas obrigações, com pagamento de multas, se for o caso.
3. Negociação ou quitação de débitos
Débitos tributários podem ser negociados por meio de parcelamentos, como o programa da Receita Federal ou das Secretarias de Fazenda estaduais. Também é possível compensar créditos ou fazer quitações à vista.
4. Atualização cadastral
Em alguns casos, será necessário atualizar o cadastro da empresa nos órgãos responsáveis:
- Receita Federal (CNPJ)
- Junta Comercial
- Prefeitura (Inscrição Municipal)
- Estado (Inscrição Estadual, se aplicável)
Essa etapa é fundamental para permitir novas operações ou a reativação total.
5. Encerramento (se for o caso)
Se o objetivo não for reativar a empresa, mas sim fechá-la de forma legal, o caminho é:
- Realizar a baixa contábil
- Quitar obrigações pendentes
- Solicitar a baixa nos órgãos públicos
- Arquivar o distrato social na Junta Comercial
O encerramento formal impede o acúmulo de débitos e obrigações futuras.
Regularizar é mais simples com apoio contábil
O processo de regularização pode parecer burocrático, mas com o apoio de um contador experiente, tudo se torna mais rápido e seguro. Além disso, é a contabilidade que orienta o que pode ser aproveitado, reduzido ou evitado durante a regularização.
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